• 纸质票单各种打印贴票,报销太麻烦;
• 复杂业务模式下,线下跨组织调档、邮寄、保存,易失误;
• 业务单元多,审计时调档频繁耗时长;
• 集团公司多,总部没法实现公司档案数据统一管控;
• 重要档案担心数据安全问题;
......
针对上述挑战,在政策和数字化需求的共同助推下,越来越多企业正加速电子会计档案体系的部署。但市场方案良莠不齐,管理电子档案的系统涉及繁多,无法解决大部分问题的同时,还会带来高昂的集成成本。
分贝通持续洞察企业痛点,全面升级电子档案解决方案,在实现会档全面无纸化、电子化、数字化 的同时,从档案收集、档案使用、档案管理、档案安全等全方位,提供“一个平台”解决方案 。分贝通让企业电子档案管理,真正简单。
01 档案收集:电子化、线上化,真的简单
通常来说,差旅报销需要业务人员打印各类电子凭证、整理贴票,再提交给财务。同时,财务人员还需要打印会计凭证、整理、核对、匹配、装订归档相关材料,完成归档,流程非常繁琐,容易出错且效率低。
分贝通电子会计档案,实现自动化采集系统档案、原始凭证。 业务人员无需再将电子发票、单据重新打印,财务人员也无需打印会计凭证。
从整理、核对,到匹配、装订,档案收集效率提升90%以上。
02 档案利用:从检索到调取,真的简单
“完成上次的年审,财务部都上了,花了快1个月。”一家制造企业审计税务负责人表示,同时还透露这样一组数据:由于外审期间频繁查询、调阅历史业务、财务凭证,面对每月十万多的凭证量,即使当时档案已部分电子化管理,但查找一笔支出所需的完整凭证,仍需10-15分钟。
上线分贝通电子档案,工作量基本一样的情况下,企业只需2名财务配合外审机构,仅一周就完成了审计工作 :
1)“关键词”检索,精准定位
通过检索文件中的任意词汇,即可精准获取调案,并支持多次检索。
2)多维档案台账,档案审计查档更快捷
企业可根据实际需求,将台账按合同、报账单、对账单、发票、回单等维度进行单独管理,以实现更快捷检索、调阅。
3)一键打印&打包下载
不同的审计人员要求不一样,需要纸质档案时财务人员可以直接一键打印;需要离线文件时,财务人员可以一件打包凭证及关联附件,免去整理烦恼。
4)“虚拟库房”,线上线下联动电子档案进行线上归档时,可同步生成具有线下档案柜、档案盒的专属二维码 ,打印后贴到对应档案盒即可。
审计人员要求查看纸质原件的时候,也能够快速通过电子档案获取到纸质原件的库房位置,方便查找。
03 档案管理:省钱省心,真的简单
“今年财务部的纸档管理费用又占大头。”一家公司的财务主管看了数据后感叹。他们凭证量大约有为1000多张/月,每个月需要花费大量的时间进行纸质档案的打印、整理、装订、装盒、邮寄,费时费力。
通过分贝通电子会计档案系统,该公司凭证打印、整理、物流、仓库环节开支减少超200万元,助力企业综合降本近80%。
对于复杂业务单元来说,完整的档案管理可不止财务凭证。比如制造业企业,设备产品从下订单到核算的全流程所涉所有凭证,才能反映每个产品的“前世今生”。
分贝通电子档案系统不仅支持凭证直接导入,同时支持将业务、财务、管理等异构系统打通,形成企业档案数仓。企业可一键获取销售订单、出库单、物流单、付款单、发票、核算等全流程所涉所有凭证及数据。
每个项目对应的“完整故事线”的全面穿透、联查,打破原本的沟通、协作壁垒,进一步提升管理效率。
04 档案安全:多维安全保障,真的简单
针对数据安全问题,分贝通电子档案系统支持行为安全、文件安全、权限安全 三大维度,为企业提供有力保障:
1)行为安全:行动即留痕
所有查询和调用行为,自动留存记录,访问记录一目了然。
2)文件安全:借阅即保护分贝通支持文档水印功能,开启后,借阅文件将自动显示借阅员工名字、工号,展示在档案文件上,预防文件外泄。
3)权限安全:人员分层化
即对不同类型访问用户开通不同密级权限,如一般查询用户没有办法看到“绝密”的档案。
电子会计档案带来的文档一体化管理、信息共享、集中管理和数据安全性等优势,显著升级财务的会计档案安全保管问题。
分贝通基于自身电子会计档案能力,在满足会档结构化数据采集、传递、管理、比对、检索一站式电子化的基础上,探索更多的便捷档案管理场景与方式,赋能企业纸档财税,让简单的事情真正简单。
• 纸质票单各种打印贴票,报销太麻烦;
• 复杂业务模式下,线下跨组织调档、邮寄、保存,易失误;
• 业务单元多,审计时调档频繁耗时长;
• 集团公司多,总部没法实现公司档案数据统一管控;
• 重要档案担心数据安全问题;
......
针对上述挑战,在政策和数字化需求的共同助推下,越来越多企业正加速电子会计档案体系的部署。但市场方案良莠不齐,管理电子档案的系统涉及繁多,无法解决大部分问题的同时,还会带来高昂的集成成本。
分贝通持续洞察企业痛点,全面升级电子档案解决方案,在实现会档全面无纸化、电子化、数字化 的同时,从档案收集、档案使用、档案管理、档案安全等全方位,提供“一个平台”解决方案 。分贝通让企业电子档案管理,真正简单。
01 档案收集:电子化、线上化,真的简单
通常来说,差旅报销需要业务人员打印各类电子凭证、整理贴票,再提交给财务。同时,财务人员还需要打印会计凭证、整理、核对、匹配、装订归档相关材料,完成归档,流程非常繁琐,容易出错且效率低。
分贝通电子会计档案,实现自动化采集系统档案、原始凭证。 业务人员无需再将电子发票、单据重新打印,财务人员也无需打印会计凭证。
从整理、核对,到匹配、装订,档案收集效率提升90%以上。
02 档案利用:从检索到调取,真的简单
“完成上次的年审,财务部都上了,花了快1个月。”一家制造企业审计税务负责人表示,同时还透露这样一组数据:由于外审期间频繁查询、调阅历史业务、财务凭证,面对每月十万多的凭证量,即使当时档案已部分电子化管理,但查找一笔支出所需的完整凭证,仍需10-15分钟。
上线分贝通电子档案,工作量基本一样的情况下,企业只需2名财务配合外审机构,仅一周就完成了审计工作 :
1)“关键词”检索,精准定位
通过检索文件中的任意词汇,即可精准获取调案,并支持多次检索。
2)多维档案台账,档案审计查档更快捷
企业可根据实际需求,将台账按合同、报账单、对账单、发票、回单等维度进行单独管理,以实现更快捷检索、调阅。
3)一键打印&打包下载
不同的审计人员要求不一样,需要纸质档案时财务人员可以直接一键打印;需要离线文件时,财务人员可以一件打包凭证及关联附件,免去整理烦恼。
4)“虚拟库房”,线上线下联动电子档案进行线上归档时,可同步生成具有线下档案柜、档案盒的专属二维码 ,打印后贴到对应档案盒即可。
审计人员要求查看纸质原件的时候,也能够快速通过电子档案获取到纸质原件的库房位置,方便查找。
03 档案管理:省钱省心,真的简单
“今年财务部的纸档管理费用又占大头。”一家公司的财务主管看了数据后感叹。他们凭证量大约有为1000多张/月,每个月需要花费大量的时间进行纸质档案的打印、整理、装订、装盒、邮寄,费时费力。
通过分贝通电子会计档案系统,该公司凭证打印、整理、物流、仓库环节开支减少超200万元,助力企业综合降本近80%。
对于复杂业务单元来说,完整的档案管理可不止财务凭证。比如制造业企业,设备产品从下订单到核算的全流程所涉所有凭证,才能反映每个产品的“前世今生”。
分贝通电子档案系统不仅支持凭证直接导入,同时支持将业务、财务、管理等异构系统打通,形成企业档案数仓。企业可一键获取销售订单、出库单、物流单、付款单、发票、核算等全流程所涉所有凭证及数据。
每个项目对应的“完整故事线”的全面穿透、联查,打破原本的沟通、协作壁垒,进一步提升管理效率。
04 档案安全:多维安全保障,真的简单
针对数据安全问题,分贝通电子档案系统支持行为安全、文件安全、权限安全 三大维度,为企业提供有力保障:
1)行为安全:行动即留痕
所有查询和调用行为,自动留存记录,访问记录一目了然。
2)文件安全:借阅即保护分贝通支持文档水印功能,开启后,借阅文件将自动显示借阅员工名字、工号,展示在档案文件上,预防文件外泄。
3)权限安全:人员分层化
即对不同类型访问用户开通不同密级权限,如一般查询用户没有办法看到“绝密”的档案。
电子会计档案带来的文档一体化管理、信息共享、集中管理和数据安全性等优势,显著升级财务的会计档案安全保管问题。
分贝通基于自身电子会计档案能力,在满足会档结构化数据采集、传递、管理、比对、检索一站式电子化的基础上,探索更多的便捷档案管理场景与方式,赋能企业纸档财税,让简单的事情真正简单。
